Excel: kolommen met a-z groeperen

[Anoniem2]

Ik weet niet of dit kan maar toch maar even vragen. Lang verhaal voor een korte vraag.;)\r\n\r\nStel je hebt een lijst met namen en adressen. Als je die ingevuld hebt kun je de bovenste naam aanklikken, dan klik je op A-Z en de zaak wordt alfabetisch gezet.\r\nDe andere kolommen op dat werkblad gaan automatisch mee zodat het juiste adres bij de juiste naam blijft.\r\n\r\nNu is speelt het volgende.\r\n1.) Ik heb een excel bestand gemaakt voor een kennis van me. Blad 1 bestaat uit de meeste gegevens zoals naam, adres, woonplaats, tel.nr. en email adres. Misschien nog een kolom, weet ik niet zeker.\r\nDat moet in de breedte op 1 A4 uitgeprint kunnen worden en dat lukt omdat we voor \"liggend\" hebben gekozen.\r\n\r\nMaar mijn kennis wilde nog meer, namelijk bij elke naam ook nog de geboortedatum en misschien nog een kolom, maar die wil hij allemaal niet uitgeprint hebben.\r\n\r\nVandaar had ik gekozen voor de volgende oplossing:\r\n2.) Ik heb een tweede blad gemaakt in hetzelfde bestand. Op blad 2 is kolom 1 en 2 gekoppeld met kolom 1 en 2 op blad 1.\r\nDit is gedaan met een code die ik via de Excel wizard voor koppelen gemaakt heb en werkt verder prima.\r\n\r\nNormaliter zou je zeggen dat je voor het sorteren hetzelfde truukje doet op blad 2, maar dat gaat niet.\r\nReden hiervoor is dat ik net die koppeling gemaakt hebt om te voorkomen dat er fouten gemaakt worden. De man is al een beetje ouder en dan heb je kans dat er typefouten of verschillen in namen ontstaan dus de werkbladen zijn beveiligd.\r\n\r\nHij kan alleen op blad 1 gegevens invoeren.\r\nOp blad 2 verschijnt dus automatisch al voor- en achternaam, die kan hij daar dus ook niet wijzigen. Het enige wat hij op blad 2 kan is de bijbehorende geboortedatum invullen.\r\n\r\nAls hij op de eerste naam gaat staan op blad 2, dan is de A-Z optie grijs (blanked-out) en dus niet te gebruiken.\r\n\r\nNu ontstaat er dus een sorteringsprobleem.\r\nIndien hij nu op blad 1 in kolom 1 de sortering uitvoert, worden automatisch ook op blad 2 de namen gesorteerd en dat is verder prima.\r\nMaar de geboortedatum wordt niet meegesorteerd zodat na sortering de geboortedatums niet meer naast de juiste mensen staan.\r\n\r\nHet is wel mogelijk om de geboortedatums op blad 1 te plaatsen en dan weer de kolom onzichtbaar te maken voor printen of zoiets, maar dan moet hij gaan scrollen op de pagina omdat het dan buiten beeld komt, vindt ie te lastig.\r\nDaarnaast is hij aan het denken om evt. ook de geboortelijst apart weer te kunnen printen en misschien daar nog een kolom erbij te doen.\r\n\r\nUitgebreide uitleg, maar daarmee is hopelijk wel goed duidelijk hoe e.e.a. is opgesteld en wat de wensen zijn.\r\n\r\nHoe krijg ik nu die geboortedatum ook correct mee gesorteerd als die kennis op blad 1 de namen gaat sorteren, zodat deze datums naast de juiste mensen blijven staan?

[Anoniem2]

Ik heb een ander voorstel: vul alles gewoon in op blad 1 en in het geval van office 2007 \r\narceer het gebied wat je wilt printen en kies voor het tabblad paginaindeling dan voor afdrukbereik.\r\nZo kun je alles toch mee uitsorteren en kiezen wat je af wilt drukken.\r\n\r\nPaloma

[Anoniem2]

[QUOTE=BlackTiger;633011]\r\nDit is gedaan met een code die ik via de Excel wizard voor koppelen gemaakt heb[/QUOTE]\r\nKlinkt aardig ingewikkeld. Je kunt toch (gewoon) verwijzen tussen 2 werkbladen?!\r\n\r\nSluit me verder aan bij Paloma45: zet alles in 1 werkblad en maak gebruik van de mogelijkheid om afdrukbereik te bepalen.

[Anoniem2]

Ik denk dat je dan een VBA macro moet gaan schrijven, die voor jou de data op de juiste manier, met alle kolommen die moeten worden meegenomen, sorteert.

[Anoniem2]

[quote=Paloma45]vul alles gewoon in op blad 1[/quote]\r\nEhmz...\r\n[quote=BlackTiger]Het is wel mogelijk om de geboortedatums op blad 1 te plaatsen en dan weer de kolom onzichtbaar te maken voor printen of zoiets, maar dan moet hij gaan scrollen op de pagina omdat het dan buiten beeld komt, vindt ie te lastig.[/quote]\r\nDus bedankt, maar nee, dat pas niet en hij wenst niet te scrollen (in dit geval doelde ik op scrollen naa rechts).\r\n\r\n@Obelix: Wat is er nu makkelijker dan een ingebouwde wizard? V.w.b. het tweede deel van je antwoord verwijs ik naar de tekst die jullie beiden vermoedelijk overzien hebben.:)\r\n\r\n@Marc: Thanks. Maar is er geen andere methode dan een VBA macro? Iets eenvoudigers, gewoon een verwijzing ofzo? Of is dat alleen maar mogelijk als alles op 1 blad staat?\r\n\r\nIs het anders misschien makkelijker te realiseren als ik er een Access database van maak?\r\n\r\nHet gaat hieroverigens om Office 97 dus zaken die in nieuwere versies zitten kunnen we niet gebruiken.

[Anoniem2]

[QUOTE=BlackTiger;633031]Is het anders misschien makkelijker te realiseren als ik er een Access database van maak?[/QUOTE]\r\n\r\nJa en nee. Het eindproduct zal er zeker gebruiksvriendelijker van worden, zeker als je een mooie formulierweergave inricht. Voor het printen kun je dan een rapport inrichten waar alleen de velden getoond worden die geprint moeten worden. Aan de andere kant is het realiseren niet makkelijker omdat dit simpelweg veel werk is.

[Anoniem2]

[QUOTE=BlackTiger;633031]\r\n@Obelix: Wat is er nu makkelijker dan een ingebouwde wizard? V.w.b. het tweede deel van je antwoord verwijs ik naar de tekst die jullie beiden vermoedelijk overzien hebben.:)\r\n[/QUOTE]\r\nAls ik een verwijzing wil maken op blad 2 naar blad 1, ga ik in de cel in blad 2 staan en klik op = en daarna de cel in blad 1. Daarna copy/paste. Daar heb je toch geen wizard voor nodig? ;-)\r\n\r\nHet scroll-gedeelte idd gemist.

[Anoniem2]

@Obelix: Het ging niet om 1 cel maar om een hele kolom.\r\nIk heb het ongeveer zo gedaan als je zegt. Je krijgt dan zo\'n klein venstertje en dan ben ik naar blad 1 gegaan. Het is een soort van wizard anders voor je de code helemaal handmatig in.;)\r\nDat deed ik vroeger ook, maar ik heb al lang geen dingen meer met Excel gedaan eigenlijk, behalve heel eenvoudige zaken.\r\n\r\n@Foobar: Hmmz.. da\'s vervelend. Jammer dat er geen mogelijkheid is om die geboortedatum kolom op een of andere manier nog gekoppeld kon worden aan kolom 1 zodat die sortering ook daarop werkt.\r\n\r\nDie man wil ook altijd iets aparts.:)\r\nHij gebruikte altijd Rapidfile, misschien is jou of iemand anders dat nog bekend.\r\nDat werkt onder dos en op die wijze ook nog wel op XP maar dat kun je onder Windows 7 straks gewoon vergeten.\r\nDus moet hij uiteindelijk iets anders gebruiken. Nu heeft ie wel Contact Keeper maar daar kan ie weer niet zo fijn adresdingens of gewoon lijsten (ben het effe vergeten) mee printen zoals hij dat met Rapidfile kon.\r\n\r\nContact Keeper is overigens wel leuk, maar volgens mij moet er ook iets beter zijn, zodat je apart (en dus mooier) kunt sorteren op bijv. voornaam of plaatsnaam, weet ik veel.\r\nExcel leek geschikt, maar daar kan dit dus weer niet mee op die manier.\r\n\r\nDan moet ik maar gaan kijken of ik hem overtuigt krijg toch maar alles op 1 blad te doen.\r\nHopelijk wil hij geen lijst printen met geboortedatums anders loop ik weer tegen hetzelfde probleem aan.\r\n\r\nOf misschien weet iemand nog een beter programma, enigszins vergelijkbaar met Rapidfile maar dan iets wat wel in windows werkt (en dus ook in windows 7).\r\n\r\nSowiezo allemaal alvast bedankt voor het meedenken en de antwoorden.

[Anoniem2]

Ik had daar vroeger Davi Adres voor, maar nooit een versie gekocht voor W7, omdat de lijst nu geconverteerd is naar Excel.\nEen handig ding, waarbij je bij het printen heel veel keuzes krijgt, wat je wilt uitprinten. (hoef je maar 1 keer in te stellen). \n\nNiek

[Anoniem2]

Doet Davi Adres dan ook geboortedatums?\r\nIk heb nog wel ergens een oude versie liggen maar geen idee of die op windows 7 werkt, zou ik eens moeten kijken.

[Anoniem2]

Nou er kon zeer veel in. Zelfs een veld met bijzonderheden. Maar weet inderdaad niet zeker of dat er standaard inzit. \n\nNiek

[Anoniem2]

Oke bedankt, ik ga eens kijken of ik die nog ergens kan opduikelen, als ik hem niet weggekiept heb.:)

[Anoniem2]

Waarom zou je niet overstappen naar Access?\nDatabase kun je vanuit het Excelbestand opbouwen, daarna een paar schermen met de wizard maken.\nEven wat werk, het resultaat is dan ook makkelijker bruikbaar dan Excel.\nDoor de rapporten ben je flexibel in het maken van overzichten.

[Anoniem2]

Voor mij zelf zou dat niet zo\'n probleem zijn. Maar het gaat dus om die oudere kennis van me.\r\nEn die heeft wat moeite met access dus dan zou ik ook een soort van menustructuur voor hem moeten maken.\r\nAls het met Davi Adres kant en klaar kan en ik die hier toch nog heb liggen, mag hij die wel van me hebben.\r\nMisschien dat ik echter toch zo\'n access database ga maken, gewoon voor de lol, om mezelf weer eens wat bij te spijkeren in Access.:)

[Anoniem2]

Wanneer je in blad 2 de geboortedatum invult, zou die naar een verborgen kolom in blad 1 gecopiëerd kunnen worden. Daardoor wordt de geboortedatum mogelijk wel mee gesorteerd als je op alfabet sorteert.\nDan blijft alleen nog het probleem dat de geboortedatum op blad 2 niet bij die sortering hoort, en nog steeds niet mee gesorteert wordt.\nIk heb eens ge-expirimeteert met een smalle kolom vlak voor een brede.\nBij invullen zie je dan de hele geboortedatum , maar als je op enter drukt zie je alleen het eerste stukje.\nDit zou je hier ook kunnen gebruiken. Smalle cel geboortedatum invullen> deze wordt gecopieerd naar de verborgen kolom in blad 1 , de verborgen kolom wordt weer gecopiëerd naar de brede kolom direct achter de smalle op blad 2.\nHeb dit niet uitgeprobeerd , kan zijn dat er in een kringetje gelopen wordt, en dat na sortering \nde geboortedatum in de verborgen kolom op blad 1 weer gecorrigeerd wordt, maar uitproberen is gratis en vergt geen wizard.\nMogelijk is een programma als access beter geschikt, zit ook in office. Echter nooit in verdiept.\nedit; had pagina 2 nog niet gezien waar Access al genoemd werd.

[Anoniem2]

Heb het uitgeprobeerd , maar wordt helemaal een rommeltje.\r\nDe formules verschuiven dan ook mee.\r\nVerander je na sortering het smalle vlakje, dan verandert de waarde in de na sortering nieuwe plaats.\r\nKwam nog tegen dat bij invullen 20-01-2010 er een heel ander getal kwam te staan, en vulde ik in zelfde veld 123 in dan kwam daar weer een datumnotatie te staan????

[Anoniem2]

Nja, in elk geval bedankt voor het meedenken en het uitproberen.\r\nIk zal eens met hem gaan overleggen wat hij denkt dat het beste is, misschien dat ik hem toch kan overtuigen om alles op 1 blad te plaatsen.\r\nAls hij merkt dat het gewoon niet anders kan, dan wil hij wel overstag gaan den ik.\r\n\r\nDat getal wat bij jou vreemd wordt heeft misschien met de cel eigenschappen te maken?\r\nIk heb namelijk voor de hele kolom als celeigenschap datum gegeven in de vorm van 10 febr 2013.\r\nDus als ik bijv. 10-2-13 type maakt hij er toch gewoon 10 febr. 2013 van.

[Anoniem2]

Ik had om uit te proberen mijn eigen bestandje gemaakt met 10 regels\r\nAls ik regel 1 datum invulde bijv 01-01-2020 dan kwam er een getal te staan.\r\nDus regel verwijderd en volgende regel geprobeerd daar los getal ingevuld wat wel goed overgenomen werd. Dus hier zal excell wel te slim hebben willen aanvullen.\r\n\r\nMaar de kolom voor datum heel smal maken is natuurlijk wel te doen, waardoor op eerste blad die datum dan ingevuld kan worden , maar geen \"dure\" ruimte inneemt.\r\nWordt dan ook gewoon mee gesorteerd , en kan 2e blad ( +3e etz) waar alleen de gewenste selectie daaruit gepresenteerd wordt voor afdrukken.\r\nDaar in dat 2e blad moet dan niet gesorteerd worden en dat blad kan in zijn geheel beveiligd worden , waarbij vooral ook sorteren niet gedaan kan worden.\r\nDoe je dit namelijk wel op blad 2 , dan krijg je het zelfde rommeltje als ik had met mijn test-spreadsheetje.

[Anoniem2]

Het probleem is dat de kennis van me wat ouder is. Het kan dus niet zo klein, het lettertype is ook wat groter. En er staat dus al een achternaam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en nog iets volgens mij.\r\n\r\nIk zal me het bestandje eens laten toesturen en dan kijken of het op een of andere wijze toch mogelijk is dat op het eerste blad erbij te krijgen.

[Anoniem2]

Ik begrijp wat jij nu wilt doen, maar wat is nu precies wat er met deze ingevoerde data moet gebeuren? Ik gok dat het een soort van ledenadministratie is, maar wat zijn de eisen aan de uiteindelijke uitvoer? \n\nMisschien is er iets wat veel handiger is dan twee tabbladen, wat wel werkt voor onze senior.\n\nEn hoe groot is de lijst ongeveer?